Register- och dataskyddsbeskrivningar

Medlemsbeskrivning, Hanteringen av medlemsuppgifter inom Korsholms sportryttare och Finlands Ryttarförbund

Korsholms sportryttare är medlem i Finlands Ryttarförbund (FRF). FRF är takorganisation för ridsporten i Finland.
Korsholms sportryttare samlar sina medlemmars personuppgifter och behandlar dem tillsammans med FRF.
Inom Korsholms sportryttare behandlas uppgifterna av: Johanna Kontturi, johanna.m.kontturi@gmail.com, 040 5947381.
Inom FRF behandlas uppgifterna av: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Gjuterivägen 10, 00380 Helsingfors.

Korsholms sportryttare samlar in namn och adress på medlem som ansluter sig till föreningen. FRF skapar en medlemsnummer åt medlemmen.

Korsholms sportryttare är enligt lag skyldig att upprätthålla medlemsregister, ur vilket det framgår medlemmens namn och hemort. FRF:s andel ingår i medlemsavgiften. I FRF:s andel ingår årsprenumeration på Hippos-tidningen och idrottsförsäkring. Beställningen av Hippos-tidningen, som ingår i medlemskapet är ett avtal, som uppfylls genom att FRF behandlar namn och adress. I samband med ersättningsärenden kontrollerar försäkringsbolaget av FRF om medlemskapet är ikraft. Föreningsmedlemskap är ett krav för att kunna delta i tävlingar som underlyder FRF. FRF använder sitt register grundat på föreningarnas medlemmar för att kunna säkra deltagarrättigheter; detta är en rättighet som FRF har för upprätthållandet av tävlingsverksamheten

FRF överlåter namn- och adressuppgifter åt det bolag som sköter om postningen av Hippos-tidningen. FRF har avtal med tidningens förlag, som svara för postningen av tidningen. Förlaget hanterar personuppgifterna för FRF och har inte rätt att använda uppgifterna för egna ändamål. Försäkringsbolaget hanterar personuppgifter i samband med ersättningskrav och har inte rätt att använda uppgifterna för egna ändamål.

Korsholms sportryttare samlar enligt medlemmens godkännande in e-postadresser och telefonnummer. Dessa uppgifter används för kontakten mellan föreningen och medlemmen. Dessa uppgifter ges inte ut åt någon och används inte heller för andra ändamål. Ifall medlemmen godkänner insamlingen av uppgifterna skall godkännandet vara konkret, t.ex. en undertecknad blankett. Medlemmen kan när som helst återta godkännandet, t.ex. kan man avgå från e-postlistan genom att klicka på ”avbryt nyhetsbrevet” eller genom att sända en ändringsanmälan till medlemssekreteraren. Vi avskriver medlemmarna så fort som möjligt från e-postservern, efter att medlemmen meddelat om sitt utträde ur föreningen.

Uppgifter kan publiceras på föreningens hemsidor och facebooksidor, t.ex. publicering av tävlingsresultat.

I regel överför vi inte personuppgifter utanför EU/EES-området. Då det p.g.a. att få servicen utförd är nödvändigt att överföra uppgifter utanför EU/EES, ombesörjer vi en tillräcklig nivå bl.a. genom att avtala om att ärenden gällande personuppgifternas konfidentialitet och behandling hanteras lagenligt, t.ex. genom att använda modellavtalsklausuler godkända av Europeiska komissionen. Ovannämnda sker vid användning av e-postservern Mailchip. Uppgifter som finns i registret utlämnas enligt regel inte.

Personen har följande rättigheter gällande behandling av personuppgifter:
1) Personen har rätt att få se uppgifter gällande sig själv. Uppgifterna skall ges inom 30 dagar från begäran.
2) Personen har rätt att be om korrigering av felaktiga uppgifter.
3) Personen har rätt att annullera sitt godkännande av e-postadressens och/eller telefonnummerns användning; varmed uppgiften bör tas bort.
4) Personen har rätt att kräva att egna uppgifter stryks, ifall personen inte är medlem i föreningen.
5) Personen har rätt att klaga till tillsyningsmyndigheten, ifall hen upplever att hens rättigheter har kränkts.

- - - -

Dataskyddsbeskrivning av Finlands Ryttarförbunds medlemsregister

1. Registeransvarig
Finlands Ryttarförbund rf
Gjuterivägen 10
00380 Helsingfors
Ly 0202272-1
ratsastus@ratsastus.fi
09-2294 510
Närmare uppgifter om kontaktuppgifterna till Finlands Ryttarförbund finns på sidan www.ratastus.fi

2. Registrets kontaktperson
Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, 09-2294 5249

3. Registrets namn
Sense medlemsregister

4. Vilka är rättsgrunden och meningen vid hanteringen av personuppgifter?
Grunden för hanteringen av personuppgifter är:

Föreningens lagstadgade skyldighet att upprätthålla medlemsregister.
Den registrerades särskilda godkännande av hens personuppgifter.

Ändamålet med hanteringen av personuppgifterna är att upprätthålla medlemsregister på det sätt lagen föreskriver. Registrerade e-postadresser och telefonnummer kan dessutom användas med den registrerades särskilda godkännande för information från föreningen.

5. Vilka uppgifter hanteras?
Vi hanterar följande personuppgifter i vårt register:

Namn*
Postadress*
E-postadress
Födelsetid*/personnummer*
Kön*
Medborgarskap*
Språk (finska/svenksa)
Medlemsskap i förbundets förening*
Medlemsavgiftens betalning*
Köp av tävlingslicens*
Förtroendeuppdrag*
Funktionärsrättigheter*
Märkesprestationer
Förtjänstmärken*
Hedersmedlemskap*
Info gällande medlemstidningen*

Med stjärna märkta uppgifter är obligatoriska.

6. Hur samlar vi in uppgifterna?
Vi får uppgifterna av den registrerade själv via våra medlemsföreningar eller via blanketten ”jäseneksi liittyminen”.
Övriga uppgifter via:

adressförändringar från befolkningsregistret.
tävlingslicensernas nätköpsuppgifter.
Finlands Ryttarförbunds händelsehanteringsprogram.
Netvisor bokföringsprogrammet (betalningstransaktioner)

7. Åt vem överlåter vi uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU/EES?
Finlands Ryttarförbund kan överlåta uppgifter inom ramarna för vad den ikraftvarande lagstiftningen tillåter och förpliktar:

Genom den registrerades medgivande.
Till våra medlemsföreningar och medlemssamfund , då de sköter sina förpliktelser som är nämnda i denna dataskyddsbeskrivning.
Vid hanteringen av personuppgifter använder vi oss även av underleverantörer, som vi enligt dataskyddsförordningen har slutit avtal med gällande hantering av personuppgifter.

Vi lämnar inte ut uppgifter utanför EU/EES länderna.

8. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge förvarar vi dem?
Vi skyddar uppgifterna i medlemsregistret enligt normala databehandlingsåtgärder. Manuellt material förvaras i låsta skåp och materialet förstörs efter hanteringen via pappersförstöraren eller bränns. Systemen är skyddade genom säkerhetsprogram. Systemens användning kräver användarnamn och lösenord. Finlands Ryttarförbund definierar nivån på användarens användarrätt och ger användaren ett användarnamn.

Vi sparar uppgifterna så länge som medlemskapet i medlemsföreningen fortgår och ännu 3 år efter detta. Äldre uppgifter än dessa avskriver vi ur medlemsregistret årligen.

På basen av tillämpad lagstiftning bedömer vi kontinuerligt behovet av att spara uppgifter. Dessutom ombesörjer vi sådana måttliga åtgärder med vilka man försäkrar sig om att det inte sparas onödiga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter med tanke på ändamålet. Vi rättar eller förstör sådana uppgifter omedelbart.

9. Vilka är dina rättigheter som registrerad?
Den registrerade har rätt att enligt personuppgiftslagens 26 § granska de personuppgifter, som finns sparade gällande sig. Den registrerade har även rätt enligt personuppgiftslagens 29 § att kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller att uppgifter stryks. Begäran gällande förändringar skall levereras personligen eller skriftligen till i punkt 2 nämnda kontaktperson.

Den registrerade har enligt dataskyddsförordningen rätt att (fr.o.m. 25.5.2018) motsätta sig eller be om begränsning av sina uppgifters hantering enligt personuppgiftslagen 30 §, samt anföra besvär till tillsynsmyndigheten gällande hanteringen av personuppgifter.

Läs mer: anpassningen av GDPR i FRF.

- - - -

Dataskyddsbeskrivning av Finlands Ryttarförbunds medlemsregiste

Korsholms sportryttare rf:s behandling av tävlingsdeltagares personuppgifter

Korsholms sportryttare rf (Korsholms) hör till Finlands Ryttarförbund, som är ridsportens takorganisation och grenförbund i Finland. Korsholms arrangerar tävlingar. För att ordna tävlingar samt färdigställa resultat och offentliggöra dem samlar Korsholms in person-uppgifter.

För behandlingen av personuppgifter svarar: Johanna Kontturi, tel. 040 594 7381 johanna.m.kontturi@gmail.com.

Ridtävlingar är en betalbar service och deltagande innebär ett avtal mellan deltagaren och Korsholms. Korsholms samlar in deltagarnas personuppgifter i samband med anmälan. Korsholms behandlar uppgifterna i enlighet med tävlingarna och skriver ut tävlingsresultaten på basen av tävlingarna. Tävlingsresultaten offentliggörs. De som placerat sig i tävlingarna kan få specifika ranking- och elitmärkespoäng. Korsholms gör upp en lista över ryttarna och deras poäng. De här uppgifterna läggs till FRF:s ranking- och elitmärkespoängregister.

Flera olika parametrar beräknas från dessa register; registret och de beräknade parametrarna publiceras flera gånger per år.

Både tävlingsresultaten, ranking- och elitmärkespoängregistren och på basen av dem beräknade parametrar kan publiceras i olika media bl.a. lokaltidningar, riksomfattande tidningar, Hippos-tidningen, föreningarnas och regionernas www.hemsidor och facebooksidor samt FRF:s www-hemsidor.

Namn, medlemsförening och medlemsnummer samlas in inför tävlingar. För tävlingsresultatens del tilläggs resultaten från tävlingsklasserna, tävlingsplaceringen och erhållna rankingpoäng.

Tävlingsresultaten och ranking- samt elitmärkespoängregistren dokumenterar FRF:s tävlingshistoria. Uppgifterna stryks aldrig.

Personen har följande rättigheter gällande behandling av sina personuppgifterna:
1) Personen har rätt att få se de uppgifter som gäller personen själv. Uppgifterna skall ges inom 30 dagar från att personen bett om dem.
2) Personen har rätt att be om rättelse av felaktiga uppgifter.
3) Personen har rätt att kräva att dennes uppgifter tas bort, om personen inte har anmält sig till och inte deltagit i tävlingen.
4) Personen har rätt att klaga till övervakningsmyndigheten ifall denne uppfattar, att dennes rättigheter har skadats.