Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Jäsenseloste, Jäsentietojen käsittely KorsholmsSportryttaressa ja Suomen Ratsastajainliitossa

Korsholms Sportryttare on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa.
Korsholms Sportryttare kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä yhdessä SRL:n kanssa.
Korsholms Sportryttaren käsittelystä vastaa: Johanna Kontturi, johanna.m.kontturi@gmail.com, 040 5947381.
SRL:ssa käsittelystä vastaa: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Valimotie 10, 00380 Helsinki.

Korsholms Sportryttare kerää jäseneksi liityttäessä jäsenen nimen ja osoitteen. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron.

Korsholms Sportryttare on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.

SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa. Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Korsholms Sportryttare kerää jäsenen suostumuksella sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näitä tietoja käytetään jäsenen ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä mihinkään muuhun. Mikäli jäsen antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen, tulee suostumuksen osoitus olla konkreettinen, esim. allekirjoitettu lomake. Jäsenellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, esim sähköpostilistalta voi erota klikkaamalla linkkiä ”peruuta uutiskirje” tai lähettämällä muutospyyntö jäsensihteerille. Sähköpostituspalvelimelta poistamme jäsenet mahdollisimman pian, kun jäsen on ilmoittanut eroavansa seurasta.

Lisäksi tietoja voidaan julkaista Korsholms Sportryttarien kotisivuille ja facebook-kanavassa, esimerkiksi kilpailutulosten julkaisemiseen.

Korsholms Sportryttare eivät pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Kun tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Yllä oleva tapahtuu sähköpostituspalvelimen (Mailchimp) kohdalla. Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa.
4) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen.
5) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.

- - - -

Tietosuojaseloste Suomen Ratsastajainliiton jäsenrekisteristä

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Ratsastajainliitto ry
Valimotie 10
00380 Helsinki
Ly 0202272-1
ratsastus@ratsastus.fi
09-2294 510
Suomen Ratsastajainliiton tarkemmat yhteystiedot löytyvät sivustolta www.ratastus.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, 09-2294 5249

3. Rekisterin nimi
Sense jäsenrekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

yhdistyksen lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin ylläpitämiseen;
rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen laissa määritellyissä tarkoituksissa. Rekisteröityjen sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita voidaan lisäksi käyttää yhdistyksen tiedottamisessa rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella.

5. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme rekisterissämme seuraavia henkilötietoja:

Nimi*
Postiosoite*
Sähköpostiosoite
Syntymäaika*/henkilötunnus*
Sukupuoli*
Kansalaisuus*
Asiointikieli (suomi/ruotsi)
Jäsenyys liiton jäsenseurassa*
Jäsenmaksun suorittaminen*
Kilpailulisenssien lunastaminen*
Luottamustoimet*
Toimihenkilöoikeudet*
Merkkisuoritukset
Ansiomerkit*
Kunniajäsenyys*
Jäsenlehteä koskevat tiedot*

Tähdellä merkityt tiedot ovat välttämättömiä.

6. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään jäsenseurojemme kautta tai ”jäseneksi liittyminen” - lomakkeella.
Väestörekisteristä osoitteenmuutoksista.
Kilpailulisenssien verkko-ostotietojen kautta.
Suomen Ratsastajainliiton tapahtumahallintaohjelman kautta.
Netvisor kirjanpito-ohjelman kautta (maksuliikenne tapahtumat).

7. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Suomen Ratsastajainliitto voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa:

Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
Jäsenseuroillemme ja jäsenyhteisöillemme, kun he hoitavat tässä tietosuojaselosteessa mainittuja velvoitteitaan.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita, joiden kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme luovuta tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Suojaamme jäsenrekisterin tiedot normaaleilla tietojenkäsittelyyn liittyvillä toimilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa ja aineisto hävitetään käsittelyn jälkeen silppuamalla tai polttamalla. Järjestelmät on suojattu suojausohjelmistolla. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Suomen Ratsastajainliitto määrittää käsittelijän käyttöoikeustason ja myöntää käyttäjälle käyttäjätunnuksen.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin jäsenyys jäsenseurassa jatkuu ja vielä 3 vuotta tämän jälkeen. Tätä vanhemmat tiedot poistamme jäsenrekisteristä vuosittain.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain 26 §:n mukaisesti itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia henkilötietolain 29 §:n mukaisesti virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista henkilötietolain 30§:n mukaisesti sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Lue lisää: GDPR:n soveltaminen SRL:ssa

- - - -

Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely Korsholms sportryttare ry

Korsholms sportryttare ry (Korsholms) kuuluu Suomen Ratsastajainliittoon, joka on katto-organisaatio ja lajiliitto Suomessa. Korsholms järjestää kilpailuja. Kilpailujen järjestämistä sekä tulosten tuottamista ja julkaisua varten Korsholms kerää henkilötietoja.

Korsholms henkilötietojen käsittelystä vastaa: Johanna Kontturi, johanna.m.kontturi@gmail.com, 040 5947381.

Ratsastuskilpailu on maksullinen palvelu ja osallistuminen muodostaa sopimuksen osallistujan ja Korsholms välillä. Korsholms kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Korsholms käsittelee näitä tietoja kilpailutapahtumien pohjalta ja tuottaa näiden perusteella kilpailutulokset. Kilpailutulokset julkaistaan. Kilpailussa menestyneet voivat saada erilaisia ranking- ja valiomerkkipisteitä. Korsholms toimittaa listan ratsastajista ja heidän saamistaan pisteistä. Nämä tiedot lisätään SRL:n rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteriin.

Näistä rekisteristä lasketaan useita erilaisia tunnuslukuja; rekisteri ja siitä lasketut tunnusluvut julkaistaan useita kertoja vuodessa.

Sekä kilpailutulokset että rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteri ja sen perusteella lasketut tunnusluvut voidaan julkaista missä tahansa mediassa mm. paikallislehdet, valtakunnalliset lehdet, Hippos-lehti, seurojen ja alueiden www-kotisivut ja SRL:n www-kotisivut.

Kilpailua varten osallistujista kerätään nimi, jäsenseura sekä jäsennumero. Kilpailutuloksia varten osallistujatietoihin voidaan liittää tietoja kilpailutapahtumista kilpailuluokkien tulokset, sijoitus kilpailussa, saavutetut rankingpisteet.

Kilpailutulokset ja ranking- sekä valiomerkkipisterekisteri dokumentoivat SRL:n kilpailuhistoriaa. Tietoja ei koskaan poisteta.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole ilmoittautunut eikä osallistunut kilpailuun.
4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.